Si ets freelance i treballes des de casa o des d’un espai de coworking, un dels problemes que pot sorgir és quan has de fer una reunió amb un client. Veritat? On fem la reunió: a les oficines del client o en una cafeteria?
Celebrar la reunió a les oficines del client, sempre és una opció. Però això suposa jugar fora de casa. En un entorn desconegut per tu. A més, no tots els clients ho volen ja que a alguns, com a mínim a la primera reunió, els hi agrada veure el teu entorn de treball.
Si pots, juga a casa
Per transmetre confiança als teus clients, celebrar les reunions en una sala preparada i equipada per aquesta finalitat et pot arribar a beneficiar molt. El teu client percebrà una imatge més professional i positiva sobre tu i el teu negoci.
Serà un espai que et resultarà familiar, tant si el llogues habitualment com si ho fas de forma esporàdica, perquè hi podràs anar una estona abans i preparar-ho tot. Això t’aportarà seguretat.
Per tant, llogar una sala de reunions és una alternativa que cal tenir molt en compte.
Què ha de tenir la sala de reunions
Ha de ser un espai comfortable, amb una bona il·luminació i temperatura, que disposi de taula, cadires i de connexió a internet a través de WiFi.
En funció del que hagis d’exposar durant la reunió, possiblement també necessitaràs un projector o una tv per a la teva presentació.
Evidentment, abans de que comenci la reunió, has d’haver comprovat que tot funcioni correctament i tenir a mà la clau del WiFi, per no perdre temps.
Recomanacions per una bona reunió
Un cop arriba el client, pot ser bo poder oferir aigua o un cafè, tant per cortesia com per ajudar a trencar el gel.
Saber improvisar és una bona habilitat, però només t’ha de servir per poder salvar o reconduir la situació si sorgeix algun contratemps. Uns dies o unes hores abans, s’ha d’haver preparat un guió previ, amb tots els punts que es tractaran durant la reunió.
Perquè la reunió sigui productiva, es recomana que no tingui una durada superior a 1h. Pensa que, passats els primers 45 min, la concentració disminueix. Per això és tant important tenir-ho tot a punt, inclosos els punts de la reunió.
Has de saber controlar els tempos de la reunió i ser capaç d’escoltar al client i de prendre notes, ja sigui en paper o amb l’ordinador.
També és recomanable, el mateix dia o el dia següent, enviar un correu electrònic al client que resumeixi els punts tractats, així com les conclusions extretes o acords assolits durant la reunió.
Si necessites llogar una sala de reunions a Figueres, fes una ullada a les opcions que t’oferim.